差旅费5个税务大坑,核算范围与税前扣除风险

[文章] 浏览(16)  | 2017年07月27日  | 支持服务 | 
【标签】会计实务,所得税


差旅费是企业经常性支出项目,从税务机关近几年查处的各种案例情况看,很多企业在差旅费上涉税问题很多。

案例简介

  税务人员在对某投资公司2013年~2015年纳税情况开展的专项检查中发现,该企业有20多位员工,但经营费用中的差旅费支出占企业管理费用的比例高达70%,且单笔金额在十几万元以上的每年达二十多笔。
企业相关人员对此解释:
单位每年都有新的投资项目,范围涉及全球,所以业务部门的员工经常要对投资项目外出考察,导致差旅费支出比例很高。税务机关检查人员对该企业此类业务开展详细检查后发现,该企业账务中记载的差旅费支出,其所附凭证大多为各旅行社或酒店开具的发票,涉及国外差旅费的部分所附凭证为酒店出具的确认单和发票。除此,再无其他资料。通过进一步核查及研究,税务人员最后对企业作出所得税纳税调整并补缴企业所得税的处理,同时对未履行个人所得税代扣代缴义务的行为作出处罚。

案例分析

  对于此案件,
税务人员作出上述处理原因有以下几点:
首先,旅行社所开具的发票虽真实合法,但所附合同条款内容都是“几人到某地,承担交通费、游览参观费、食宿费”,无法证明与企业取得收入有关。
  其次,经过进一步核查发现,涉及国外差旅费的部分,该企业虽取得了当地酒店的发票,但酒店确认单上的人员姓名并不是企业在职员工。
  再次,酒店出具的发票虽都为真发票,但金额超过十万元以上的发票开具时间大多在法定节假日。并且,除了发票,该企业无法提供任何其他凭证。
  对以上三项行为,税务人员约谈了企业相关负责人。在证据面前,企业不得不承认,这些非正常的大额差旅费,均为企业老板的家庭支出,和企业经营无关,但因取得了真实合法的发票,财务入账时直接在管理费用中做了列支。

案例启示

  企业财务人员一般认为,只要取得真实发票,差旅费在费用中列支就没问题,其实不然。《企业财务通则》(财政部令第41号)第四十六条规定,
企业不得承担属于个人的下列支出中第一项就是:
娱乐、健身、旅游、招待、购物、馈赠等支出。企业所得税法第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。《企业所得税税前扣除办法》(国税发〔2000〕84号文件)虽已作废,但对差旅费的合理性如何确认有一定借鉴意义。文件中第五十二条规定了差旅费支出是否具有合理性,
必须附有以下一些材料:
出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等,只有这些资料齐全,才能证明其业务真实,并准予在计算应纳税所得额时扣除。
  对于案例中涉及企业列支公司老板家庭消费支出问题,根据《财政部、国家税务总局关于规范个人投资者个人所得税征收管理的通知》(财税〔2003〕158号)第一条规定,个人投资者以企业资金为本人、家庭成员支付与企业生产经营无关的消费性支出,视为企业对投资者的利润分配。应依照“利息、股息、红利”项目计征个人所得税,其支出不允许在企业所得税税前扣除。
  因此,对于差旅费的问题,仅取得真实、合法的凭证是远远不够的,还需要详细资料进一步证实能否在企业经营费用中列支。在差旅费问题上处理不好将会导致税务风险,而企业为此承担的不仅仅是行政处罚,还会影响到企业信用级别,得不偿失。

差旅费5个税务大坑 

一、与差旅产生的所有费用都计入了差旅费进行核算!

差旅费指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。这个差旅费的范围千万不能私自扩大。

把什么出差送礼的费用、招待客户的餐费都统统放在差旅费进行报销了。这些费用(娱乐、健身、旅游、招待、购物、馈赠等支出)不能计入差旅费!


正确处理:

什么赠送客户礼品、招待吃饭之类的属于业务招待性质的,都统一纳入业务招待费进行核算;
什么出去唱K啊、洗浴之类的费用,严格意义上讲都不属于企业生产经营所必须的费用,即使计入费用都很牵强,真要计入费用的话,计入福利费吧。
机票,车票、住宿费发票、在出差时的餐费发票等都可以粘贴在一起,以管理费用——差旅费的名义报销。

二、拿来住宿费专用发票就全额抵扣或不抵扣!

这是个新问题,一定要重视!营改增之后,住宿可以开专票了,所以很多企业积极响应。
但是现在存在这样一个很严重的问题:

如果你们公司规定一天的报销住宿费标准是500一天,超过部分自己承担。员工出差开来一张700元住宿费专票,怎么报销?

很多会计往往为了省事,直接将专票全额认证抵扣,按照500元报销标准进行支付。

一看就是明显的多抵扣了,这种风险,如果被税务稽查到或者预警发现,不仅需要补税,可能面临处罚。

还有一种就是一看,超标准了,就直接不抵扣了,当普通发票使用了!


正确处理:

这种情况就不要抵扣了,专票不是大家随意想咋来就咋来的!
你们可以明确告诉员工如果超标准了,直接开一个700的普通发票就可以了,就不要开专票了,给公司带来税务风险。
员工只开500元的专用发票来,超额部分就不用开了。
拿来700元专票,然后会计去认证抵扣之后,再把200元多出来的作进项税转出,这个麻烦一点,但是可以省点税。

三、差旅费缺少公司内控文件支撑。

企业发生的与其经营活动有关的合理的差旅费凭真实、合法的凭据准予税前扣除,
差旅费真实性的证明材料应包括:
出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等。

其实这个按理来说,都谈不上是要求,谁家公司出差没有申请、随便就出了啊。

税法讲究是必须合法还需要合理,所以企业报销的差旅费一定要有严格的差旅费管理制度,这个不仅是税务要求,更是以后企业审计、税务调查时候,你的一个重要证据,税务一查你3年前这张4万的差旅费是干什么的,如果不知道的话,可能很麻烦。

四、差旅补助让员工随便找些发票就报销。

因为关于个税这一块,目前各地执行口径差异毕竟大。

很多地方要求差旅补助必须有发票,这可愁坏了很多会计了。

咋办,直接让业务人员找发票啊,各种找。。。

报销9月5-9月10号的出差,拿来6月的餐票来报销,你说可以吗?

这就严格违反了企业所得税法的规定,必须是真实业务,你大街上找的发票,算是真实,地税能给你说是他要求的吗?

其实根据个人所得税法的原则,如果属于工资性质的补贴都需要缴纳个税的。


正确处理:

员工差旅补助,简单粗暴,因为税法里面对差旅补助可以免征个税,此时只要你们员工每天补助不高的话,直接计入差旅费吧。找发票也是徒劳的,反而增加税务风险。
要想完全规避税务风险的话,要求员工提供提供在差旅期间合规的费用发票,具体大家可以自己根据企业实际来认定。

五、外来人员差旅不能计入差旅费。

公司来了个审计师各种车票、来个维修师傅的打车票等都不能随随便便就计入差旅费了!

差旅费的定义在企业经营必须发生的,由自己员工执行的费用。

这些虽然看上去是差旅费,但是实质上还是支付的外部劳务费或招待费。


正确处理:

外单位有偿提供劳务,合同约定了差旅费由本单位承担或报销,而自己企业承担或报销差旅费属于劳务费支付的一种形式。
大家回去看看审计业务约定书就可以知道,他们会在合同里面备注,差旅费由聘用方承担,这种就属于差旅费计入审计费用即可。
因为如果你们不承担的话,他们就给你开审计服务费发票了,一个道理。
外单位人员提供无偿劳务,或虽是有偿劳务但是合同并未约定差旅费,而是企业志愿承担或报销了住宿、交通费的,可以视为业务招待费进行税前扣除。
这个这么来理解,就是请人家吃个一个饭,你说走什么科目啊!

牢记:
外单位人员的差旅费,不是本单位的支出,不能税前扣除。

差旅费用税前扣除还包括财务核算主观因素导致的两大风险

一、核算时故意或因疏忽扩大了差旅费用核算范围,将业务招待费、福利费作为差旅费用核算,
主要包括以下三种情形:

1. 差旅过程中差旅人员发生的业务招待费用;

2. 所报销的差旅业务本身是业务招待性质的旅游行为;

3. 所报销的差旅业务全部或一部分属于集体福利性质的支出。

二、差旅支出多为有关人员垫付,企业以费用报销的方式取得发票,导致发票使用容易出现违规情况,
主要包括:

1. 差旅人员找发票虚列支出,其中可能包括伪造或变造的发票、虚开的发票等违规情形;

2. 发票报销品名不实,例如将餐费、礼品费用开成会议费或住宿费;

3. 超标费用多报少支,如差旅人员发生费用超出企业报销标准,企业只按报销标准支付费用但全额在税前扣除。

避免风险,企业需要注意以下事项

一、差旅费用与个人消费等支出区分

除凭发生费用的凭证报销外,还应当有必要的佐证,以证实发生的费用确实与企业取得收入有关,而且不属于与取得收入无关的支出,如企业制定的报销差旅费用的有关标准和流程的规章制度,载明出差人员、目的地、时间、事由的相关审批单和企业为本单位之外的人员报销差旅费用的备注说明。

二、业务招待支出、集体福利或个人消费支出与正常差旅支出区别

对于企业直接支出的差旅费用,根据出行的性质判断发生的支出属于何种费用并计入有关二级科目;对于差旅人员垫付资金,而后由企业报销并取得原始凭证的,可以由差旅人员按照企业的差旅费用报销制度将差旅费用、业务招待费用和福利费用的凭证作出区分,分类报销。

三、注意发票风险

对于企业直接支出的差旅费用,应当注意按照“三流一致”的原则进行结算并取得相应原始凭证。

对于差旅人员垫付的费用,
财务人员在审核其传回的报销原始凭证时应当注意:
1. 旅客运输票据记载的出行人、出行时间和目的地应当和出差审批单相吻合;
2. 发票应在税务机关指定的网站核验真伪,对于查验为假发票或发票信息与电子底账信息不一致的,不应接收;
3. 审核发票信息发现未按规定开具,如未填纳税人识别号、纸质发票未加盖发票专用章等,不应接收;
4. 对于大额的,支出明显不合理的住宿、会议服务发票,应当注意有无开错发票品名,如将餐费或购买商品费用开具为住宿服务、会议服务等品名的。

四、发生支出超出报销标准

企业可以按报销标准报销,但应当在发票上注明报销部分的金额,并和支付费用的单据保持一致。

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